Dans beaucoup d’entreprises, les boîtes mails partagées deviennent rapidement des goulets d’étranglement. Volumes massifs, pièces jointes hétérogènes, demandes multilingues, sujets entremêlés dans un même message : la complexité dépasse vite ce que les équipes peuvent absorber.

La plupart des organisations s’appuient encore sur des règles statiques, des mots-clés ou des workflows manuels. Ces systèmes se dégradent dès qu’un contexte change. Ils ne comprennent ni la nuance, ni les exceptions métier, ni les cas multi-sujets. Ils demandent une maintenance constante et génèrent des erreurs de routage qui coûtent du temps et de la qualité. Au lieu d’aider, ces dispositifs deviennent fragiles et chronophages.

Résultat: le tri manuel explose, les demandes urgentes finissent dans les mauvaises files, les retards s’accumulent et les SLA se détériorent.

Sans IA capable de comprendre, structurer et décider, les équipes passent des heures à corriger des erreurs plutôt qu’à traiter des sujets à forte valeur.

Compréhension du contexte et de l’intention

• L’agent lit chaque email, analyse le texte et les pièces jointes si nécessaire. Il identifie les intentions, les sujets, l’urgence, les signaux sensibles, l’identifiant client et les éléments clés qui conditionnent la bonne prise en charge.

Extraction des données structurées

• Il extrait automatiquement les informations essentielles : numéros de commande, références contractuelles, ID client, catégorie de demande. Le tout est normalisé et enrichi pour devenir exploitable par vos outils internes.

Création et enrichissement des tickets

• Au lieu de transférer un email brut, l’agent crée un ticket complet et structuré dans votre CRM ou helpdesk. Il renseigne les champs obligatoires, applique la bonne catégorie, ajoute les tags pertinents et intègre les métadonnées utiles au traitement.

Assignation vers la bonne équipe ou le bon interlocuteur

• L’agent applique vos règles métier pour router immédiatement la demande vers le bon service (Facturation, Support technique, Juridique) ou vers la personne responsable si le sujet est complexe ou sensible.

Escalade les cas critiques immédiatement

• En cas d’anomalie, de risque ou d’urgence, l’agent remonte l’information au bon interlocuteur en temps réel. Aucun sujet critique ne reste sans surveillance.